contoh kasus sistem pengendalian manajemen pada PT Xerox Corporation

KASUS TERKAIT XEROX CORPORATION

1.     Ringkasan sistem pengendalian manajemen pada Xerox Corporation :

a.     Mekanis penerapan SPM dapat digambarkan sebagai berikut :

Sistem Pengendalian Manajemen memerlukan mekanisme penerapan sebagaimana gambar di atas :

1.     Struktur organisasi, menetapkan peranan, hubungan pelaporan dan divisi yang bertanggung jawab atas pengambilan keputusan. Pada Xerox secara struktur organisasi terdiri dari :

-      divisi bisnis (9 divisi) bertanggung jawab atas keseluruhan manajemen wilayah-wilayah bisnis produk Xerox di dunia, yaitu pengembangan manufaktur produk dan mengelola bisnis.

-      divisi operasi-operasi konsumen (3 divisi), menyediakan penjualan, jasa dan pelayanan administrasi konsumen.

-      kelompok Corporate Strategy Service, memberikan dukungan tertulis dalam kontrak kepada divisi-divisi bisnis. Divisi bisnis Xerox masuk dalam kelompok ini jika pada fasilitas pengembangan/manufaktur menghasilkan setidaknya 90% dari output untuk kelompok bisnis tertentu.

-      Joint Venture dengan Rank dan Fuji Film Jepang, yang masing-masing memiliki manufaktur dan divisi bisnis yang terpisah dengan Xerox.

2.     Manajemen Sumber Daya Manusia.

Melakukan seleksi, pelatihan, evaluasi, promoasi dan pemecatan karyawan serta mengembangkan pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan untuk melakukan strategi organisasi.

3.     Budaya merupakan seperangkat keyakinan bersama, sikap dan norma-norma yang secara eksplisit maupun implicit membimbing tindakan karyawan.
Pada Xerox LTQ ditetapkan sebagai budaya dalam perusahaan yang merupakan arahan bagi manajer maupun karyawan dalam bekerja.

4.     Pengendalian manajemen merupakan satu-satunya perangkat manajer yang digunakan dalam mengimplementasikan strategi yang digunakan.

b.     Mulai tahun 1946 hingga 1973 pertumbuhan penjualan pertahun melebihi 25% sedang pertambahan pendapatannya melebihi 35%, sebagaimana ulasan Keuangan Xerox. Walaupun Xerox memiliki tujuan financial yang ditunjukan dengan kemajuan penjualan dan pendapatan, Xerox juga mempunyai tujuan non financial yang kinerjanya dapat diukur, yaitu:

1.   jumlah penginstalan mesin per jenis mesin.

2.   jumlah konsumen per wilayah.

3.   rata-rata pengiriman tepat waktu.

4.   tingkat waktu respon untuk jasa.

5.   tingkat kepuasan konsumen.

6.   motivasi karyawan.

c.     Untuk memastikan pelaksanaan strategi yang telah dipilih setelah mendapatkan persaingan yang hebat tahun 1980, manajemen perusahaan perlu mengendalkan informasi (bisnis) terutama yang bersifat non potensial yang dapat dijadikan dasar yang kuat bagi pertimbangan strategi baru atau untuk menigkatkan kinerja perusahaan dalam persaingan. Dalam sejarah Xerox menggunakan strategi patok duga sebagaimana yang telah dilakukan Jepang terhadap produk Xerox. Xerox membeli mesin copy Jepang dan menganalisa melalui “rekayasa balik”. Xerox memahami bagaimana melakukan peningkatan besar dalam keandalan dan biaya mesin copy dari Jepang.

Pengendalian manajemen merupakan proses dimana para manajer mempengaruhi anggota organisasi lainnya untuk mengimplementasikan strategi organisasi. Dari gambaran Sistem Pengendalian Manajemen Xerox tersebut terdapat unsur-unsur kunci atau aspek yang membuat SPM Xerox bekerja dengan baik, yaitu:

1.     Keselarasan tujuan (goal congruen).

Kenyataan akan kehilangan pangsa pasar yang signifikan mengharuskan Xerpx memformulasikan kembali strategi dengan tujuan perusahaan agar merebut kembali pangsa pasar yang telah hilang. Setiap anggota organisasi dalam Xerox secara pribadi memiliki tujuan tersebut yang diwujudkan dalam setiap operasi bisnis Xerox. Dengan begitu terdapat keselarasan antara tujuan pribadi dengan tujuan perusahaan.

2.     Adanya perangkat atau kerangka bagi penerapan strategi.

3.     Adanya ukuran kinerja financial dan non financial.

4.     Bantuan dalam pengembangan strategi baru untuk membantu strategi yang telah ditetapkan sebelumnya.

2.              Kecenderungan terakhir yang lebiih berpengaruh terhadap proses pengendalian manajemen.

Pada tahun 1991 Xerox telah berhasil merebut kembali pangsa pasar yang hilang dengan mengembangkan budaya melalui LTQ. Laporan tahunan telah menunjukkan sebagian keberhasilan tersebut. Selain itu Xerox telah berhasil dengan SPM yang dijalankan, ternyata kecenderungan terakhir yang berpengaruh terhadap perusahaan pengendalian manajemen adalah:

a.   peranan atau partisipasi aktif dalam manajemen, komunikasi terbuka dan adanya jalinan kerjasama antar bagian pemasaran, teknologi dan keuangan.

b.   mengurangi proses manajemen yang kurang praktis, terutama dalam pelaporan , tanpa mengurangi nilai informasi. Operasi-operasi individu dilakukan dengan tetap menghasilkan data yang dibutuhkan walaupun terdapat penurunan atas persyaratan dan intensitas pelaporan perusahaan dan standarisasi terhadap format laporan. Dan hal ini memberikan pengurangan yang signifikan terhadap jumlah orang yang tidak terlibat langsung dalam proses manajeman.

c.   Dilakukan perbaikan terhadap proses perencanaan dengan rincian yang dapat dijalankan oleh para manajer/pengendali unit.

3. Budaya organisasi dan kepribadian individual dalam proses pengendalian di Xerox Corporation terlihat pada beberapa hal :

1. Leadership Through Quality (LTQ) sebagai prinsip dasar strategi kualitas yang berorientasi dengan konsumen yang menjadi panduan bagi organisasi maupun individual dalam bekerja. LTQ ini telah berhasil diimplementasikan secara individu sehingga secara keseluruhan dalm organisasi telah menjadi suatu budaya perusahaan.  pada LTQ terdapat tiga komponen utama, yaitu keterlibatan karyawan, tolok ukur kompetitif dan proses peningkatan kualitas. Hal ini diimplementasikan dalam target-target yang akan diraih dan selanjutnya dilakukan pengukuran keberhasilannya. Budaya organisasi dapat benar-benar terwujud pada Xerox karena LTQ telah dapat dilaksanakan secara konsisten oleh setiap individu.

2. Budaya informal dalam sistem pelaporan yang dikembangkan dalam komunikasi yang jujur, terbuka dan informatif. Hal ini melibatkan semua pengendali unit operasional, sehingga benar-benar dapat diketahui masalah-masalah operasional dan keuangan. Pelaporan informal ini memberikan pengaruh yang besar dalam budaya perusahaan dan memberikan manfaat bagi Xerox secara keseluruhan, diantaranya :

a. timbulnya sikap saling percaya.

b. penambahan pengetahuan dan praktek-praktek bisnis.

c. adanya koordinasi dan pemecahan masalah.

       Dari kedua hal tersebut dapat di simpulkan bahwa semakin intensif karyawan terlibat dalam proses pengendalian manajemen, semakin membawa pengaruh baik dalam perusahaan selama kepribadian individual tertanam dengan budaya LTQ. Dengan demikian terlihat betapa pentingnya budaya organisasi dan kepribadian individual dalam proses pengendalian.